Fax-Integration - ein Teil des Invoca Linux Communication Servers

Eine kurze Beschreibung

Der Faxdienst des Invoca Linux Communication Servers ermöglicht es, die Fax-Kommunikation vollständig in das Email-Kommunikationssystem zu integrieren:

Eingehende Faxe: FAX ==> EMAIL

Eingehende Faxe werden in eine Email-Nachricht konvertiert und in ein definiertes Verzeichnis des Email-Servers abgelegt.

Bei der Verwendung geteilter Email-Verzeichnisse (wie etwa im folgenden Beispiel) ist dadurch möglich, dass mehrere Benutzer eingegangene Faxe gleichzeitig ansehen und allenfalls weiterbearbeiten oder weiterleiten können.

Es besteht auch die Möglichkeit, eingehende Faxe nach definierten Filterregeln je nach Fax-Absender in ein entsprechendes Verzeichnis umzuleiten (z.B. alle Faxe der Nummer 01 234 56 78 direkt in ein Verzeichnis des Sachbearbeiters).

Wie unter 'Attachments' (rechts) sichtbar, besteht jede Fax-Email-Nachricht aus drei Teilen. In diesem Beispiel sind es folgende Anlagen:

  1. 'fax00510.p01.png' -> Die 'png'-Grafik, welche direkt den Inhalt des Faxes anzeigt. 'p01' steht für die erste Seite.
  2. 'fax00510.pdf' -> Die Seite[n] des erhaltenen Faxes werden ebenfalls als PDF-Anlage in die Email integriert. Dies eignet sich insbesondere dann, wenn die Datei ausgedruckt werden soll (was jedoch in vielen Fällen nicht notwendig ist).
  3. 'Part 1.4' -> Ein Kurzer Text als Empfangs-Report: er enthält unter anderem:
    • Sender (Fax-Absendererkennung)
    • Anzahl Seiten, Seitengrösse
    • Auflösung (normal/fein)
    • Empfangsdatum und Übertragungszeit

Ausgehende Faxe: Drucken auf Fax-Schnittstelle ==> Fax-Versand

Statt Dokumente auf Papier auszudrucken, in den Fax legen und senden, kann direkt aus einem Programm auf die als Drucker installierte Fax-Schnittstelle 'gedruckt' werden. Dabei werden Text und Bilder als Postscript-Daten an den Fax-Server geleitet und via Faxmodem versendet.

Eine Sendebestätigung wird vom Faxserver in Form einer Bestätigungs-Email zurückgesendet.

Vorteile durch die Verwendung der Fax-Integration

Die Erfahrungen zeigen, dass die Faxintegration gegenüber der Verwendung herkömmlicher Papier-Faxe wesentliche Vorteile bringt:
  • Weiterleitung: Die automatische oder manuelle Weiterleitung via Email.
  • Archivierung: Die bequeme Archivierung in Email-Verzeichnissen wie Dateien in Datei-Verzeichnissen.
  • Suchfunktionen: Auffinden empfangener Faxe anhand der Absender-Faxnummer. Auch bei tausenden Faxen kann innert Sekunden oder Minuten ein gewünschtes Dokument gefunden werden.
  • Papierlos: Das elektronische Handling ist einfacher, schneller und umweltschonender: eben ein Schritt in Richtung 'Papierloses Büro'.
  • Flexibilität: Diese Art von Integration ermöglich, mit jedem Email-Client-Programm oder gar via WebMail über Internet auf empfangene Faxe zuzugreifen.

Technisches

Die Faxintegration basiert auf HylaFAX (http://www.hylafax.org).